การบริหารการเปลี่ยนแปลง เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมในแต่ละยุคแต่ละสมัย และเมื่อองค์กรจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงให้มีประสิทธิภาพ

การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

1. ระดับองค์กร

มีการทบทวนวิสัยทัศน์ ปรับกลยุทธ์และวิธีการบริหารจัดการขององค์กรใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการปรับโครงสร้างองค์กร ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรที่ตั้งไว้ นำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารจัดการ เพื่อให้สอดคล้องกับสภาวการณ์ในปัจจุบันได้ และเพื่อความอยู่รอดขององค์กรนั่นเอง

2. ระดับทีม

ผู้บริหารต้องปรับเปลี่ยนบทบาทหน้าที่ของตนเอง โดยจะเน้นไปที่ความยืดหยุ่น การมีส่วนร่วม การช่วยเหลือและสนับสนุน เป็นผู้ฝึกสอนและอำนวยความสะดวก

3. ระดับบุคคล

ในสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น แต่ละคนจะมีความสามารถในการปรับเปลี่ยน (Transition) ที่แตกต่างกัน

พฤติกรรมและสภาวะทางอารมณ์ที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม

1. กลุ่มต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Traditionalists) มีความรู้สึกชื่นชมกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต ไม่เห็นความจำเป็นที่ต้องเปลี่ยนแปลง รู้สึกสูญเสีย ต่อต้าน ไม่เห็นด้วย

2. กลุ่มปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง (Adaptors) ให้ความสำคัญกับอดีตบ้าง กังวลกับการเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อเวลาผ่านไป ก็เริ่มที่จะแสวงหาทางเลือก

3. กลุ่มสนับสนุน/ เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง (Innovators) ในองค์กรมีคนกลุ่มนี้อยู่ไม่มากนัก เป็นกลุ่มที่มองอนาคตอย่างมีวิสัยทัศน์อยู่เสมอ แสวงหาและทดลองสิ่งใหม่ๆ ที่เข้ามา สนับสนุนและปฏิบัติตนเป็นแบบอย่างแก่ผู้อื่น พยายามบูรณาการเครื่องมือต่างๆ เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงนั้นให้ยั่งยืน

ปัจจัยที่มีผลต่อการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

1. ทัศนคติ

2. ความเป็นไปได้ที่จะได้หรือเสียประโยชน์ต่อเหตุการณ์นั้นๆ

3. ประสบการณ์ในการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านมาโชกโชนเพียงใด

4. ระดับของการเปลี่ยนแปลงมีมากน้อยเพียงใด

กลยุทธ์การบริหารการเปลี่ยนแปลง

ต้องหาทางทำให้เกิดผู้สนับสนุนที่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน โดยกลยุทธ์ในการบริหารการเปลี่ยนแปลงในแต่ละกลุ่มนั้นมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. กลุ่มต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Traditionalists) ต้องอยู่กับปัจจุบัน สัมผัสกับความเป็นจริง มองภาพตนเองกำลังมีความสุขกับสิ่งใหม่ๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้น ปรับตัวเปลี่ยนแปลงรับสิ่งใหม่ๆ

2. กลุ่มที่มีการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงช้า (Late Adaptors) หาสิ่งที่กลัวให้เจอว่าคืออะไร และเปลี่ยนพลังความกลัวให้เป็นพลังแห่งการเปลี่ยนแปลง ไม่โกรธ ไม่ต่อรอง ไม่หดหู่

3. กลุ่มที่เริ่มมีการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว (Early Adaptors) เมื่อสัมผัสการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น ให้รีบปรับสู่ทิศทางใหม่ทันที

4. กลุ่มสนับสนุน/ เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง (Innovators) ต้องกระตุ้นให้คาดหวังการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นทั้งที่ทำงานและชีวิตส่วนตัว เฝ้าสังเกตสัญญาณแห่งการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

บทบาทของผู้นำในการช่วยเหลือผู้ใต้บังคับบัญชาในแต่ละกลุ่ม มีดังนี้

1. กลุ่มต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Traditionalists) ผู้นำต้อง: เห็นอกเห็นใจ แสดงให้เห็นว่าจบไปแล้ว ยอมรับการสูญเสีย เน้นย้ำให้เห็นถึงความจำเป็นต้องเปลี่ยน

2. กลุ่มปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง (Adaptors) ผู้นำต้อง: สื่อสาร/ให้ข้อมูล แสดงให้เห็นว่าขั้นต่อไปคืออะไร ติดต่ออย่างสม่ำเสมอ ฉลองความก้าวหน้าเป็นระยะ กำหนดเป้าหมายร่วมกัน ให้การฝึกอบรม กำหนดบทบาท ท้าทายให้ลองทำดู

3. กลุ่มสนับสนุน/ เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง (Innovators) ผู้นำต้อง: ฉลองความสำเร็จ สร้างพันธมิตร เจรจาต่อรองเพื่อเพิ่มบทบาทใหม่

กระบวนการนำการเปลี่ยนแปลง ของ เคิร์ต เลวิน

ขั้นตอนที่ 1: ขั้นละลายพฤติกรรม (unfreezing) เป็นช่วงที่ชี้ให้สมาชิกเห็นถึงปัญหา ความไม่เหมาะสม ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นจากวิธีการเดิมๆ และตระหนักถึงแรงต่อต้าน และหาแนวทางลดแรงต่อต้านนั้นลง

ขั้นตอนที่ 2: ขั้นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม (changing) เป็นช่วงที่สมาชิกในองค์กรจะได้เรียนรู้แนวทางใหม่ๆ เช่น การฝึกอบรม การพัฒนา เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตนเองจนนำไปสู่พฤติกรรมที่องค์กรปรารถนา

ขั้นตอนที่ 3: ขั้นแช่แข็งพฤติกรรม (refreezing) เป็นช่วงที่พฤติกรรมและวิธีการใหม่ๆ ถูกสร้างขึ้นจนเริ่มอยู่ตัว และกลายเป็นพื้นฐานการยอมรับของสมาชิก และเป็นช่วงที่ผู้นำต้องส่งเสริมให้พฤติกรรมหรือวิธีการดังกล่าวสามารถดำรงอยู่ต่อไปอย่างยั่งยืน

ที่มา: ภาวะผู้นำเชิงกลยุทธ์ ดร. จตุพร สังขวรรณ